Herausforderungen bei der Abrechnung von E-Dienstwagen
Mit der wachsenden Zahl an Elektrofahrzeugen als Dienstwagen stehen Unternehmen zunehmend vor der Herausforderung, die Stromkosten korrekt abzurechnen. Anders als bei konventionellen Dienstwagen, die unkompliziert mit einer Tankkarte an jeder Tankstelle betankt werden können, gestaltet sich die Abrechnung der Stromkosten für Elektrofahrzeuge wesentlich komplexer. Insbesondere das Laden zu Hause erschwert die Zuordnung und Abrechnung der Stromkosten, da die Nutzung privater Infrastruktur und Stromquellen die Transparenz mindert. Diese Herausforderung stellt Fuhrparkmanager und Unternehmen vor Unsicherheiten, die nach praktikablen Lösungen verlangen.
Während bei herkömmlichen Dienstwagen die Abrechnung durch Tankkartenanbieter wie DKV, UTA oder große Mineralölkonzerne einfach und effizient abläuft, aber häufig teuer ist, sind die Möglichkeiten für Elektrofahrzeuge vielfältiger und oft komplizierter. Die Kosten für das Laden an öffentlichen Ladestationen sind häufig höher, was meist auf Roamingverträge zurückzuführen ist. Dennoch gibt es bereits Ansätze und Systeme, die darauf abzielen, die Abrechnung für Unternehmen und deren Mitarbeiter zu vereinfachen.
Vergleich zu herkömmlichen Dienstwagen: Tankkarte vs. Ladekarte
Für herkömmliche Dienstwagen ist die Abrechnung der Kraftstoffkosten durch ein bewährtes System sichergestellt. Der Arbeitgeber stellt den Mitarbeitern eine Tankkarte zur Verfügung, die an nahezu jeder Tankstelle akzeptiert wird. Sobald Kraftstoff benötigt wird, wird die Karte einfach an der Tankstelle genutzt, und der Arbeitgeber erhält am Monatsende eine übersichtliche Sammelrechnung. Diese Daten können oft direkt in die Fuhrparksoftware integriert werden, was dem Arbeitgeber Zeit und Aufwand spart. Zudem profitieren viele Unternehmen von Rabatten der Tankkartenanbieter, und die Mitarbeiter müssen keine Kraftstoffkosten vorstrecken.
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Für elektrische Dienstwagen gibt es inzwischen ebenfalls Ladekarten, die sowohl an öffentlichen Ladesäulen als auch an den Wallboxen auf dem Firmengelände genutzt werden können. Einige Tankkartenanbieter haben auch Ladestationen in ihre Abrechnungssysteme integriert. Die größte Hürde bleibt jedoch das Laden des Dienstwagens in der heimischen Garage. Dies ist für viele E-Dienstwagenfahrer die attraktivste Option, da das Laden zu Hause in der Regel die günstigste und praktischste Lösung darstellt.
Laden des E-Dienstwagens zu Hause: Die größten Hindernisse
Das Laden eines E-Dienstwagens zu Hause bringt zwar viele Vorteile, ist jedoch auch mit erheblichen Herausforderungen verbunden, insbesondere bei der Abrechnung der Stromkosten. In vielen Fällen haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Voraussetzungen hinsichtlich der Ladeinfrastruktur. Während einige Mitarbeiter über eine moderne Wallbox verfügen, nutzen andere möglicherweise nur eine einfache CEE-Steckdose. Diese Vielfalt erschwert eine einheitliche Abrechnung des privat bezogenen Stroms, da unterschiedliche Lademöglichkeiten unterschiedliche technische Anforderungen und Abrechnungsmethoden mit sich bringen.
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Ein weiteres Hindernis ist die Installation einheitlicher Ladegeräte. Unternehmen könnten ihren Mitarbeitern eine standardisierte Wallbox zur Verfügung stellen, was jedoch mit hohen Kosten verbunden ist und weitere Probleme aufwerfen könnte, etwa bei einem Arbeitsplatzwechsel des Mitarbeiters oder einem Umzug. Zudem stellt sich die Frage, wie eine klare Trennung der Ladevorgänge erfolgen soll, wenn mehrere Elektrofahrzeuge in einem Haushalt genutzt werden. Die Komplexität der Abrechnungsprozesse nimmt mit der Größe der Dienstwagenflotte weiter zu, was zu einem erheblichen administrativen Aufwand führt.
Steuerrechtliche Aspekte: Überlassung und Versteuerung einer Wallbox
Die Bereitstellung einer Wallbox durch den Arbeitgeber zur Nutzung zu Hause unterliegt bestimmten steuerrechtlichen Regelungen. Grundsätzlich gilt, dass die Überlassung einer Wallbox durch den Arbeitgeber als geldwerter Vorteil gewertet wird, wenn diese auch privat genutzt werden kann. Anders als bei Dienstwagen, die nach der 1%-Regelung versteuert werden (bei Elektrofahrzeugen 0,25 oder 0,5 % Regelung), gibt es für die Überlassung einer Wallbox spezielle Steuervergünstigungen. Seit 2021 ist die Überlassung von Ladeinfrastruktur durch den Arbeitgeber steuerlich begünstigt.
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Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Anschaffung und Installation einer Wallbox übernimmt oder einen Zuschuss dazu gewährt, bleibt dieser geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer steuerfrei, sofern die Wallbox zum Laden eines Elektro- oder Hybridfahrzeugs dient. Diese Steuerbefreiung gilt sowohl für eine Installation auf dem Betriebsgelände als auch am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Auch die Nutzung des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Stroms ist steuerfrei, wenn dieser ausschließlich für das Laden des Dienstwagens verwendet wird.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung mit einem festen Steuersatz von 25 %, wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Wallbox übernimmt und diese dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung überlässt. Diese pauschale Besteuerung ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn der geldwerte Vorteil, der durch die Überlassung der Wallbox entsteht, höher wäre als die pauschale Steuerlast. Sollte die Wallbox vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer übertragen werden – etwa bei einem Arbeitsplatzwechsel oder der Übernahme der Wallbox durch den Arbeitnehmer –, muss der aktuelle Marktwert der Wallbox versteuert werden.
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Dies kann für den Arbeitnehmer nachteilig sein, wenn der Marktwert der Wallbox hoch ist, während der Arbeitgeber die Kosten nicht mehr als Betriebsausgaben absetzen kann. Daher sollte die Entscheidung über die Überlassung oder Übertragung einer Wallbox sorgfältig geprüft werden, um die steuerlichen Vor- und Nachteile für beide Seiten abzuwägen.
Mobile Ladestationen als Lösung?
Um die Komplexität beim Laden von E-Dienstwagen zu Hause zu reduzieren, wird oft eine einheitliche Lösung gesucht, die eine klare Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ermöglicht. Eine Kombination aus einer Wallbox mit einem einheitlichen Backend kann Abrechnungsprozesse vereinfachen, indem ein Backend eine zentrale Übersicht und Kontrolle bietet. Mobile Ladestationen, die eine gewisse Flexibilität bieten, werden häufig als mögliche Lösung diskutiert, sind aber steuerrechtlich oft weniger günstig und von Förderprogrammen ausgeschlossen.
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Da mobile Ladegeräte außerdem häufig nicht die gleiche Rechtssicherheit bei der externen Abrechnung bieten und die Anzahl der öffentlich zugänglichen Ladepunkte steigt, wird ihr Mehrwert zunehmend geringer. Die Verwendung von verschiedenen Adaptern ist in der heutigen Zeit ebenfalls weniger relevant, da die Ladestecker standardisiert sind.
Alternative Abrechnungsmodelle für kleine Flotten
Nicht jedes Unternehmen möchte oder kann in komplexe Ladesysteme und umfassende Abrechnungslösungen investieren, insbesondere wenn es sich um kleinere Flotten handelt. Für solche Fälle gibt es einfache und dennoch effektive Abrechnungsmodelle, die weniger aufwendig sind. Ein bewährtes Modell ist die Pauschalregelung, bei der der Arbeitgeber eine pauschale Vergütung an den Mitarbeiter zahlt, abhängig von der Art des Fahrzeugs und den Lademöglichkeiten am Arbeitsplatz.
So erhalten Mitarbeiter, die ihr Elektrofahrzeug sowohl zu Hause als auch auf dem Firmenparkplatz laden können, eine monatliche Pauschale von etwa 30 Euro für ein reines Elektroauto und 15 Euro für einen Plug-in-Hybrid. Diese Beträge decken in der Regel etwa 100 beziehungsweise 50 Kilowattstunden ab, was rund 500 beziehungsweise 250 Kilometern rein elektrischer Fahrt entspricht. Ist am Arbeitsplatz keine Ladeinfrastruktur vorhanden, erhöht sich die Pauschale auf 70 Euro für ein Elektrofahrzeug und 35 Euro für einen Plug-in-Hybrid, was im Schnitt für etwa 1.100 Kilometer im Monat ausreichend ist, abhängig vom Fahrprofil und Fahrzeugtyp.
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Eine weitere Option ist, dass Arbeitnehmer die Stromkosten selbst tragen und den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung des Fahrzeugs entsprechend mindern. Diese Lösung kann besonders attraktiv sein, wenn der Mitarbeiter den Dienstwagen überwiegend privat nutzt. Eine genaue Berechnung der individuellen Kosten und Vorteile ist in jedem Fall ratsam, um die für beide Seiten optimale Lösung zu finden.
Nutzung und Abrechnung von Privat- und Dienstwagen an einer gemeinsamen Wallbox
Die Nutzung einer Wallbox sowohl für private als auch dienstliche Zwecke stellt besondere Herausforderungen dar, insbesondere wenn es um die korrekte Abrechnung der Kosten geht. In vielen Haushalten wird dieselbe Wallbox für das Laden eines privat genutzten Elektrofahrzeugs sowie eines dienstlichen Dienstwagens verwendet. In solchen Fällen ist es wichtig, eine klare Trennung der Stromverbräuche zu gewährleisten, um steuerliche Nachteile und Abrechnungsprobleme zu vermeiden.
Eine Möglichkeit zur genauen Erfassung der Stromkosten ist die Nutzung eines intelligenten Stromzählers oder eines speziellen Adapters, der in die Wallbox integriert wird. Solche Geräte erfassen den tatsächlich geladenen Stromverbrauch des Dienstwagens und speichern die Daten entweder lokal oder senden sie in eine Cloud, auf die der Arbeitgeber zugreifen kann. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die Strommenge, die für den Dienstwagen verbraucht wurde, dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt wird, während der private Verbrauch außen vor bleibt.
Alternativ kann eine pauschale Abrechnung der Stromkosten erfolgen, bei der der Arbeitgeber eine monatliche Pauschale für die Nutzung der Wallbox zahlt. Diese Methode ist administrativ einfacher, jedoch weniger präzise, da sie auf geschätzten oder durchschnittlichen Strommengen basiert, was zu Ungenauigkeiten führen kann.
Nutzung von eigenem PV-Strom zur Abrechnung des Dienstwagens
Die Verwendung von eigenem Solarstrom aus einer Photovoltaikanlage für das Laden eines Dienstwagens kann eine kostengünstige und umweltfreundliche Lösung sein. Allerdings gibt es auch hier einige rechtliche und steuerliche Aspekte zu beachten. So muss der erzeugte Strom korrekt abgerechnet und versteuert werden. Laut der Drittmengenregelung gilt Strom, der an Dritte – in diesem Fall den Arbeitgeber – weitergegeben wird, als Lieferung und unterliegt der Umsatzsteuerpflicht. Der Arbeitnehmer muss den an den Arbeitgeber gelieferten Strombetrag als umsatzsteuerpflichtig behandeln und entsprechend in seiner Steuererklärung angeben.
Um eine klare Trennung zwischen privat genutztem und dienstlich genutztem Strom zu gewährleisten, sollte ein separater Zähler installiert werden, der den für das Laden des Dienstwagens verbrauchten Strom genau erfasst. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich für dienstliche Zwecke genutzte Strommenge abgerechnet wird. Die Nutzung von eigenem PV-Strom kann auch steuerliche Auswirkungen auf die Einspeisevergütung haben, die für überschüssigen Strom gezahlt wird, der in das öffentliche Netz eingespeist wird. Es empfiehlt sich, im Vorfeld eine Beratung durch einen Steuerexperten in Anspruch zu nehmen, um die bestmögliche Lösung zu finden und alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Zukunft der E-Mobilität im Dienstwagenbereich
Die Elektromobilität gewinnt auch im Dienstwagenbereich immer mehr an Bedeutung. Trotz der bestehenden Herausforderungen, insbesondere bei der Abrechnung der Stromkosten für das Laden zu Hause, gibt es bereits zahlreiche Lösungen, die Unternehmen und Mitarbeitern den Einstieg in die Nutzung von Elektrofahrzeugen erleichtern. Technologische Innovationen wie der Juice Booster Air 3, intelligente Adapter und Cloud-basierte Verwaltungssysteme ebnen den Weg zu einfacheren und transparenteren Abrechnungsmodellen.
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Neben den fortschrittlichen, aber teils aufwändigen Lösungen für größere Fuhrparks bieten sich für kleinere Flotten oder Unternehmen mit geringem Verwaltungsaufwand Pauschalregelungen als praktikable Alternative an. Diese decken die Grundkosten für das Laden zu Hause ab und können unkompliziert in die Gehaltsabrechnung integriert werden.
Der deutsche Markt für Elektro-Dienstwagen hat enormes Potenzial, da etwa zwei von drei Neuwagen gewerblich zugelassen werden. Eine klare, einfache und transparente Abrechnung der Stromkosten ist dabei ein wichtiger Hebel, um die Akzeptanz und Verbreitung von Elektrofahrzeugen weiter zu fördern. Je mehr Lösungen für die effiziente Verwaltung von Stromverbräuchen verfügbar sind, desto attraktiver wird die Elektromobilität für Unternehmen – und damit auch für die gesamte Gesellschaft.
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